Die Bundesregierung möchte der deutschen Wirtschaft etwas Gutes tun und hat das Bürokratieentlastungsgesetz IV erarbeitet. Dieses Gesetz hat am 26.09.2024 den Bundestag und am 18.10.2024 den Bundesrat passiert. Es soll am 01.01.2025 in Kraft treten.
Das Ziel ist, die Wirtschaft durch verschiedene Maßnahmen zu entlasten. Eine der Änderungen betrifft die Verkürzung der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege von bisher zehn auf acht Jahre. Das betrifft zum Beispiel Lohnabrechnungen, Rechnungen an Kunden oder von Lieferanten, Bankbelege, Bewirtungsbelege, Kassenbelege und Quittungen.
Für Euren Verband und eure Mitglieder soll dadurch weniger Aufwand in der Buchhaltung entstehen.
Die Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege sind in § 257 Handelsgesetzbuch (HGB) und § 147 Abgabenordnung (AO) geregelt. Bisher mussten Buchungsbelege zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Mit der Gesetzesänderung ab 2025 müssen sie nur noch acht Jahre aufbewahrt werden. Die Frist beginnt immer mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist.
Was hat das mit dem Datenschutzrecht zu tun?
Bei der Erstellung von Löschkonzepten und der Angabe von Aufbewahrungsfristen in Datenschutzhinweisen und Verarbeitungsverzeichnissen spielen diese gesetzlichen Fristen eine wichtige Rolle. Buchungsbelege können personenbezogene Daten enthalten, wie Namen und Kontaktdaten von Mitarbeitern, Kunden oder Lieferanten. Nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) müssen diese Daten gelöscht werden, sobald ihre weitere Aufbewahrung nicht mehr erforderlich ist.
Mit Inkrafttreten des Gesetzes solltet Ihr folgende Schritte umsetzen:
- Passen Sie Ihr Löschkonzept an.
- Überarbeiten Sie Ihre IT-Systeme und Prozesse, eventuell in Zusammenarbeit mit Dienstleistern.
- Aktualisieren Sie Ihre Dokumentation, zum Beispiel das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten und die Datenschutzhinweise.
- Prüfen Sie, ob es weitere Änderungen gibt, die sich auf den Datenschutz auswirken könnten.
Was ist noch im Gesetz enthalten?
Im Bürokratieentlastungsgesetz IV sind noch weitere Änderungen enthalten, wie z. B.:
- Einrichtung einer zentralen Vollmachtsdatenbank für Steuerberaterinnen und Steuerberater
- Entfall der Hotelmeldepflicht für deutsche Staatsangehörige
- Absenkung von Formerfordernissen (Schriftform) für Rechtsgeschäfte, wie z. B. Digitalsiierung der Betriebskostenabrechnung, Verträge, Zeugnisse für Dienst- und Arbeitsverhältnisse
Auch diese Änderungen können für Unternehmen Aufwände bzw. Entlastungen mit sich bringen.
Fazit
Die Umsetzung des Bürokratieentlastungsgesetz IV verursacht Aufwände in der IT, in der Buchhaltung und im Datenschutz. Es soll am 1.1.2025 in Kraft treten. Wir hoffen, dass dieser Artikel Ihnen dabei geholfen hat, einen ersten Überblick über die bevorstehende Gesetzesänderungen zu erhalten.
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